Sharepoint 2010 und die Stolperfalle „Explorer-Ansicht“

Februar 21st, 2012

Wenn man nach Sharepoint 2010 und der Exploreransicht sucht, erhält man eine Vielzahl von Ergebnissen, nicht wenige davon betreffen nur Sharepoint 2007. Der Grund ist der, das die Exploreransicht, die in Sharepoint 2007 für die Dokumentenbibliotheken konfigurierbar war in Sharepoint 2010 schlicht nicht mehr existiert.
Für die die es noch nicht wissen: In Sharepoint 2010 kann man bei den Bibliothekstools die Schaltfäche „Im Explorer öffnen“ nutzen, um mit dem vertrauten Explorer die dortigen Dokumente zu betrachten und zu bearbeiten.
Wer jetzt denkt: fein, so mache ich es, der sollte allerdings noch etwas weiterlesen, ganz so problemlos ist das Ganze leider nicht.

Mir bekannte Probleme, die eine Verwendung häufig ausschließen sind:
1. Eigene Spalten und Metadaten werden nicht angezeigt und können auch nicht hinzugefügt werden.
2. Check In bzw. Check Out und andere Dokumentenmangementfeatures sind im Explorer nicht verfügbar.
3. Beim Öffnen der Dateien in ungeeigneten Anwendungen können Änderungen schlicht verloren gehen.
4. Beim Hochladen von Dateien auf diesem Wege besteht keine Möglichkeit zusätzliche Metadaten anzugeben oder die Dateien direkt einzuchecken, man muss also nachher auf jeden Fall wieder mit dem Browser zur Bibliothek navigieren, die Dateien wiederfinden und mindestens das Einchecken, vernünftigerweise auch das hinzufügen der Metadaten nachholen.

Obwohl diese Art, eine Dokumentenbibliothek zu öffnen durchaus ihre Daseinsberechtigung hat, schließt sie sich aus diesen Gründen in vielen Fällen für die tägliche Nutzung aus.

Warum will ein User die Explorer-Ansicht, und was kann ich ihm stattdessen geben?

1. Upload vieler Dateien gleichzeitig, vorzugsweise per Drag&Drop:
„Mehrere Dokumente hochladen“ verwenden. Das Feature wurde in Sharepoint 2010 überarbeitet und ist jetzt sehr gut verwendbar, sogar per Drag&Drop aus dem Windows Explorer.
2. Gewohnheit
Ja, der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Mag sein, das da der Informatiker aus mir spricht, aber zur Nutzung eines modernen Ablagesystems gehört auch die Anpassung an moderne Arbeitsweisen. Das ist wie mit der Umstellung zwischen Office 2003 und 2007/2010. Ich habe noch keinen gefunden, der nicht nach 2 Wochen (bei intensiver Nutzung) Eingewöhnung festgestellt hat, dass es viel besser zu bedienen ist. Einfach mal drauf einlassen.
Ohne Ordnerstrukturen, die man in Sharepoint nun wirklich nicht mehr verwenden sollte (vgl. Artikel auf Sharepoint 360) ist das Öffnen im Explorer mit weitem Abstand die unübersichtlichste Art mit einer Sharepoint Dokumentenbibliothek zu arbeiten.

Wenn ich die neue Arbeitsweise im Sharepoint effektiv einführen will, verrate ich also am Besten niemandem, dass es die Option „Öffnen im Explorer“ überhaupt gibt.

Grüße,
Christian