Sharepoint 2010 und die Stolperfalle „Explorer-Ansicht“

Wenn man nach Sharepoint 2010 und der Exploreransicht sucht, erhält man eine Vielzahl von Ergebnissen, nicht wenige davon betreffen nur Sharepoint 2007. Der Grund ist der, das die Exploreransicht, die in Sharepoint 2007 für die Dokumentenbibliotheken konfigurierbar war in Sharepoint 2010 schlicht nicht mehr existiert.
Für die die es noch nicht wissen: In Sharepoint 2010 kann man bei den Bibliothekstools die Schaltfäche „Im Explorer öffnen“ nutzen, um mit dem vertrauten Explorer die dortigen Dokumente zu betrachten und zu bearbeiten.
Wer jetzt denkt: fein, so mache ich es, der sollte allerdings noch etwas weiterlesen, ganz so problemlos ist das Ganze leider nicht.

Mir bekannte Probleme, die eine Verwendung häufig ausschließen sind:
1. Eigene Spalten und Metadaten werden nicht angezeigt und können auch nicht hinzugefügt werden.
2. Check In bzw. Check Out und andere Dokumentenmangementfeatures sind im Explorer nicht verfügbar.
3. Beim Öffnen der Dateien in ungeeigneten Anwendungen können Änderungen schlicht verloren gehen.
4. Beim Hochladen von Dateien auf diesem Wege besteht keine Möglichkeit zusätzliche Metadaten anzugeben oder die Dateien direkt einzuchecken, man muss also nachher auf jeden Fall wieder mit dem Browser zur Bibliothek navigieren, die Dateien wiederfinden und mindestens das Einchecken, vernünftigerweise auch das hinzufügen der Metadaten nachholen.

Obwohl diese Art, eine Dokumentenbibliothek zu öffnen durchaus ihre Daseinsberechtigung hat, schließt sie sich aus diesen Gründen in vielen Fällen für die tägliche Nutzung aus.

Warum will ein User die Explorer-Ansicht, und was kann ich ihm stattdessen geben?

1. Upload vieler Dateien gleichzeitig, vorzugsweise per Drag&Drop:
„Mehrere Dokumente hochladen“ verwenden. Das Feature wurde in Sharepoint 2010 überarbeitet und ist jetzt sehr gut verwendbar, sogar per Drag&Drop aus dem Windows Explorer.
2. Gewohnheit
Ja, der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Mag sein, das da der Informatiker aus mir spricht, aber zur Nutzung eines modernen Ablagesystems gehört auch die Anpassung an moderne Arbeitsweisen. Das ist wie mit der Umstellung zwischen Office 2003 und 2007/2010. Ich habe noch keinen gefunden, der nicht nach 2 Wochen (bei intensiver Nutzung) Eingewöhnung festgestellt hat, dass es viel besser zu bedienen ist. Einfach mal drauf einlassen.
Ohne Ordnerstrukturen, die man in Sharepoint nun wirklich nicht mehr verwenden sollte (vgl. Artikel auf Sharepoint 360) ist das Öffnen im Explorer mit weitem Abstand die unübersichtlichste Art mit einer Sharepoint Dokumentenbibliothek zu arbeiten.

Wenn ich die neue Arbeitsweise im Sharepoint effektiv einführen will, verrate ich also am Besten niemandem, dass es die Option „Öffnen im Explorer“ überhaupt gibt.

Grüße,
Christian

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2 Responses to “Sharepoint 2010 und die Stolperfalle „Explorer-Ansicht“”

  1. Richard sagt:

    Bitte überprüfen Sie noch einmal die gemachten Aussagen zu den „bekannten Problemen“ i.V.m. der Explorer-Ansicht. Solange es sich um ein MS Office-Dokument handelt trifft keines der auflisteten Probleme zu. Ein über die Exploreransicht geöffnetes Worddokument kann sehr wohl aus Word heraus verschlagwortet und ausgecheckt werden.
    Handelt es sich um nicht-MS Office-Dokumente (e.g. PDF), sind die Metadatenspalten als Muss-Spalten zu konfigurieren, um eine Nutzung durch Dritte in SharePoint solange auszuschließen, bis die nötige Verschlagwortung durchgeführt wurde.
    Die Exploreransicht (WebDAV) wird wohl immer möglich sein, weil sonst auch MS Probleme beim direkten Öffnen und Speichern von Dokumenten in SharePoint haben wird.

  2. Christian sagt:

    Allerdings ist es völlig korrekt, dass die Metadaten dann IM MSOFFICE verfügbar sind und auch zugewiesen werden können. Ändert nur leider nichts an der Tatsache, das die Metadaten nicht in der Exploreransicht angezeigt oder geändert werden können. Ebensowenig daran, dass diese damit als Sortier- und Filterkriterium in der Exploreransicht nicht verwendbar sind. Und noch weniger daran, dass arglose Benutzer Officedokumente schlicht mit der Exploreransicht ins Sharepoint kopieren (ohne sie vorher im Office zu öffnen) und dann die Metadatenfelder nicht pflegen können, bevor sie das Dokument (oder zumindest die Bibliothek) das erste Mal im Browser oder im Office anzeigen.
    Bei Ihrem Vorschlag zur Abhilfe (Pflichtfelder) entsteht ein hoher Aufwand für die arme Supporthotline: „Ich habe die Dokumente ins Sharepoint gelegt und mein Kollege sieht sie immer noch nicht…“

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